Avvikling

.S

Skal gjøres på eget skjema!!

Skal gjøres på eget skjema!!!

Avvikling skritt for skritt for ungdomsbedrifter

1. Begynne arbeidet med årsrapporten
Det tar tid å finne fram og skrive årsrapport. Dere bør derfor starte dette arbeidet i god
tid før den skal leveres. For mer informasjon om årsrapporten se lenger ned på siden.

2. Avslutte produksjon og salg
Produksjonen må avsluttes i tide, og dere må prøve å få solgt ut hele varelageret. Om
nødvendig kan prisen senkes. Dere kontrollerer at fakturaer som er utsendt er betalt og
sender påminnelse til de som ikke har betalt. Dere kan be kunder på en hyggelig måte
om rask betaling fordi ungdomsbedriften skal avvikles.

3. Betale all gjeld
Dere må betale alle leverandører samt lønn for siste gang.

4. Avslutte bokføringen
Dere avslutter bokføringen og setter opp balanse og resultat. Vis hvordan resultatet blir
disponert. Alt dette skal inn i årsrapporten.
Sørg for at dere har bestemt hva som skal gjøres med varebeholdningen. Skal den selges eller skal den nedskrives til verdi 0,- og kastes eller skal den fordeles blant medlemmene?

 Regnskapet med oversikt over fordeling av overskudd, skal legges fram for generalforsamlingen. 

5. Si opp avtaler
Husk at dere må avslutte bankkontoen. Dere må også si opp eventuelle avtaler, som for
eksempel domener etc.

6. Holde avsluttende generalforsamling
Send innkalling til avsluttende generalforsamling god tid (helst en måned, minst 14 dager) i forveien, og inviter andelseiere, kontaktpersoner, lærere, rådgivere, mentorer og eventuelt andre
interesserte. Med i invitasjonen legges nødvendige sakspapirer som årsrapporten.
Styreleder eller en annen ønsker velkommen. Valg av referent og ordstyrer.
Under avsluttende generalforsamling skal det fattes vedtak om tilbakebetaling av
innskudd og utbetaling av evt. bonus, samt rapporteres om bedriftens virksomhet, gjerne
avdeling for avdeling. Årsrapport og revisjonsrapport presenteres.
Dere bør planlegge i god tid hva som skal sies av hvem. Under generalforsamlingen kan
det være på sin plass å takke alle som har hjulpet til.
Under den avsluttende generalforsamlingen skal det fattes styrevedtak om eventuell
utbetaling av bonus, hvor stort dette skal være iht vedtekter, og om eventuell utbetaling av bonus til
medarbeiderne. Andelseiere som ikke er medlemmer av bedriften har normalt ikke
stemmerett ved styremøter, men de har stemmerett på avsluttende generalforsamling
når det gjelder utbetaling av bonus til medlemmene og til de andre andelseierne. Har
dere fått et nullresultat eller gått med tap, er det selvsagt lite eller ingen penger til
tilbakebetaling av andelskapitalen og bonus. Dere sender andelskapital og eventuell
bonus til andelseierne og takker andelseierne for at de har satset på bedriften.

7. Oppbevaring av bokføringen?
Bokføringen til en bedrift skal ifølge loven oppbevares i 10 år. Dette gjelder imidlertid
ikke for ungdomsbedrifter.

8. Avvikling på www.ue.no
Gå inn på bedriftens side på www.ue.no. Last opp årsrapporten og gjennomfør
avviklingen.

Tid for avvikling av ungdomsbedriften
Et begivenhetsrikt UB år er snart over, og UB'ene skal avvikles innen 31. mai. For å lette arbeidet med avviklingen, finner dere en "smørbrødliste" under for hva som må gjøres.

Det å ha drevet Ungdomsbedrift blir mer og mer verdsatt av aktører i næringslivet. Mange legger vekt på akkurat dette når de skal ansette nye folk. En attest fra jobben man har gjort i sin UB, er veldig verdifull. For å få attest, må Ungdomsbedriften skrive en årsrapport og laste opp i nettregistreringen eller sende til UE Østfold. Årsrapporten burde være på melom 5-10 sider. Husk også revisorrapporten.


UB avviklingen steg for steg

 
1. Start arbeidet med årsrapporten


Det kan ta tid å finne fram alt det årsrapporten skal inneholde. Det er lurt å starte arbeidet med årsrapporten i tide slik at det ikke blir stress på slutten. Selve innholdet i årsrapporten kan variere stort fra bedrift til bedrift, men alle årsrapporter må inneholde :


- En beskrivelse av bedriftens virksomhet


- Organiseringen av bedriften, ulike stillinger / roller til den enkelte.


- Læringsutbytte / nytteverdien av å drive Ungdomsbedrift


- Revisjonsberetning (godkjent)


Ellers kan det være lurt å ta et søk på internett, da vil dere finne flere typer av årsrapporter som kan brukes som et grunnlag.
Se eks. steg 28 på www.ungdomsbedrift.no. (brukernavn og passord: ue)



2. Avslutt produksjon og salg


Produksjonen må avsluttes i tide, og dere må prøve å få solgt ut hele varelageret. Kanskje må dere sette ned prisen og ha et opphørssalg? Klarer dere ikke å få solgt ut alt, skal lageret deles mellom eierne.



3. Betal alle utestående fakturaer og inndriv utestående fordringer.


Dersom dere vet at det er noen fakturaer eller regninger/fordringer dere ikke har mottatt er det på høy tid å purre på disse nå. Vær helt sikre på at dere betaler utestående fakturaer og at kunder får betalt sine utestående regninger.

4. Avslutt alle kontraktsforhold.


Dersom dere har noen løpende avtaler om f. eks levering av varer/tjenester skal disse avsluttes nå. Også avtaler med mentorer, skolen, etc. må avsluttes. Disse er det viktig at dere gir en spesiell oppmerksomhet til, gjerne i form av en egenprodusert gave eller en spesiell takk.



5. Avslutt bankkonto.


Kontoen skal gjøres opp, og eventuelt overskudd skal overføres via nettbanken til medlemmene eller de som skal ha sin del av overskuddet. Dette må være gjort senest 3.juni.
Dette gjøres før generalforsamling og renteinntekter etc. legges inn i regnskapet. Når kontoen er gjort opp, kan det ikke lenger foretas transaksjoner på den, så vær helt sikker på at dere har gjort ferdig alt før sikkerhetskortet innsendes.
ALLE KONTOER AVSLUTTES SENEST DEN 3.JUNI, OG EVENTUELLE GJENSTÅENDE MIDLER VIL BLI TAPT ETTER DENNE DATO


6. Avslutt regnskap – fordeling av overskudd i henhold til vedtekter
.

Alle andelseiere skal ha tilbake sin innskutte andelskapital, også de dere har solgt til personer utenfor bedriften. Skal eksterne andelseiere få avkastning på sine andeler? 10 % avkastning er hyggelig å kunne dele ut hvis dere har gått med overskudd. Send dem et kort infoskriv om bedriftens sluttresultat og hva dere har besluttet å gi som avkastning. Takk andelseierne for at de har satset på bedriften og vedlegg gjerne kopi av årsrapporten. Dersom dere tidligere har bestemt (og budsjettert med) å gi en del av overskuddet til et veldedig formål, så gjør dere det nå. Resten av overskuddet kan dere fordele mellom dere. Økonomilederen har kanskje et forslag på hva dere skal gjøre med et eventuelt overskudd. Det avgjør dere på et styremøte eller generalforsamlingen. Noen ungdomsbedrifter har allerede ved oppstarten vedtektsfestet hva et evt. overskudd skal brukes til.
Avslutt bokføringen og sett opp balanse og resultatregnskap. Sørg for at dere har bestemt hva som skal gjøres med varebeholdningen. Skal den selges eller skal den nedskrives til verdi 0,- og kastes eller skal den fordeles blant medlemmene?

 Regnskapet med oversikt over fordeling av overskudd, skal legges fram for generalforsamlingen.

- Fra skattedirektoratet :
Dersom utbetaling av lønn/overskudd overstiger kr 4 000 pr person pr kalenderår i Ungdomsbedriften, må det innberettes. Når det gjelder utbetaling av overskudd i en ungdomsbedrift, anser vi dette på lik linje som lønn. Utbetaling av innskutt egenkapital (andelskapital), skal ikke innberettes som lønn.
Ungdomsbedriften kan utbetale det beløp de ønsker til veldedige organisasjoner. Dette beløpet skal ikke innberettes på noen måte.
Hvis lønn/overskudd oversiger kr 4 000 pr person pr kalenderår så gjør dere slik:
1. Få tak i skjema RF 1062. Dette kan dere få hos Skatteoppkreveren i kommunen.
2. Dere må fylle ut ett skjema per ansatt i bedriften. Hvis dere er tre ansatte, må dere ha tre skjemaer. På baksiden står det en forklaring på hvordan skjemaet skal fylles ut.
• I rubrikken "Brutto lønn ved arbeid", fyller dere ut brutto lønn. (Eksempel: det skal utbetales kr 10 000 per ansatt i lønn/overskudd, dette beløpet fylles inn her).
• Deretter skal dere fylle ut forskuddstrekk. Sjekk Skattekortet til hver enkelt ansatt. (Eksempel: Dersom forskuddstrekk er 20 %, skal ungdomsbedriften trekke kr 2 000 fra de kr 10 000 kr i brutto lønn).
• Netto lønn er summen av brutto lønn minus forskuddstrekk (Eksempel: i dette tilfellet blir netto lønn kr 8 000).
3. Når dere har fylt ut skjema RF1062, sender dere dette inn til Skatteoppkreveren i kommunen. Skjemaet består av tre deler. En del beholdes av arbeidsgiver (= ungdomsbedriften), en del beholdes av arbeidstaker (= eleven/den ansatte) og en del sendes til Skatteoppkreveren. Nederst er det også en giro.
4. Ungdomsbedriften skal så betale inn forskuddstrekk (Eksempel: kr 2 000 for hver elev) til Skatteoppkreveren i kommunen. Nederst på skjema RF 1062 er det en giro som dere bruker til å betale inn forskuddstrekk. Giroen til Skatteoppkreveren betaler dere på normal måte i banken.

5. Ungdomsbedriften utbetaler netto lønn til arbeidstaker (= eleven/den ansatte). (Eksempel: kr 8 000 til hver elev).
Dette er en forenklet måte å innberette lønn på som gjelder allmennyttige institusjoner.
Husk at arbeidstakers kopi av skjema er kvittering for innbetalt skattetrekk. Det er lurt å ta godt vare på den.

7. Innhent revisjonsberetning
.

Kontakt revisor (ofte en lærer) og legg fram årsregnskapet med bilag, slik at han/hun får godkjent det. Revisor skal bekrefte skriftlig at han/hun har gjennomgått regnskapet og funnet det i orden. Denne bekreftelsen legges fram for generalforsamlingen. Ett tips til revisjonsberetning ligger nederst i artikkelen.


NB! Elevene i bedriften kan ikke fungere som revisor. 



8. Fullfør årsrapporten.

 Årsrapporten skal legges fram for generalforsamlingen og skal minst inneholde:


• Regnskap med oppstilling av resultatregnskap og balanse inklusiv oversikt over fordeling av overskudd.


• Revisorberetning.


• Tekst om hvordan driften har gått. Hva var ideen, hvordan gikk samarbeidet, hva var utfordringene, likestiling, miljø og det som dere ellers vil ha med. 
På nettet finnes det mange årsmeldinger fra store selskap, bruk gjerne en av disse som inspirasjonskilde. Årsrapporten kan også være et fint dokument å ta med seg videre i livet i forhold til jobbsøking etc.



9. Avhold generalforsamling.

I alle selskap og organisasjoner med flere eiere skal det avholdes en årlig generalsforsamling. Dette gjelder også for din bedrift. Dere avholder deres generalforsamling når bedriften skal avvikles ca. i starten av mai måned. 

Generalforsamlingen gjennomføres stort sett som et styremøte, men med en annen saksliste. 



Forarbeid til generalforsamlingen


Det er en del forarbeid før generalforsamlingen kan avholdes. Alle som har kjøpt andeler i ungdomsbedriften skal ha innkalling. I tillegg kan dere innkalle lærere og mentorer. 

Årsrapporten må være ferdig skrevet og distribuert til alle eierne i god tid før møtet. Regnskapet skal være avsluttet og revidert, her lager også økonomilederen et forslag på fordeling av overskudd som legges fram for eierne. Det er hyggelig med et trivelig møterom og kanskje litt bevertning. Innkallingen sendes ut minst 2 uker før møtet og skal inneholde dato, klokkeslett for oppstart og avslutning, sted og saksliste. Innkallingen underskrives av daglig leder og styreleder. 

Det er lurt å ha et forslag til møteleder og referent klart før møtet starter. 



Gjennomføring av møtet


På generalforsamlingen har de som eier andeler stemmerett. Det kan lønne seg å finne ut hvem av møtedeltakerne som har stemmerett.



• Sak 1 Åpning av daglig leder og godkjenning av innkalling.


• Sak 2 Konstituering med valg av møteleder, møtereferent og 2 personer til å skrive under protokollen (dvs. referatet).


• Sak 3 Godkjenning av årets regnskap, tilbakebetaling av andeler og fordeling av overskudd.


• Sak 4 Godkjenning av årsrapport.
• 

Sak 5 Takk til mentor og lærer.

 

Daglig leder eller aller helst styreleder ønsker alle velkommen og spør om noen har innvendinger til innkallingen. 



Deretter går daglig leder/styreleder over til sak 2 og kommer med forslag til de som skal velges. 

Den som blir valgt til møteleder fortsetter da med sak 3 og gir ordet til bedriftens økonomileder som forklarer regnskapet slik det står i årsrapporten og foreslår at regnskapet godkjennes. Deretter sier økonomileder noe om hvordan bedriftens overskudd skal disponeres. Vedtaket protokollføres av referenten. 



Møteleder går videre til sak 4 og ber hver avdelingsleder(eks; personalsjef, produksjonssjef) lese igjennom sin del av årsrapporten til godkjenning. Er det noen av eierne som ønsker endring i teksten må det protokollføres. 


Avslutningsvis tar møteleder sak 5 med å takke de som bør takkes og gir kanskje ordet til lærer og mentor for en sluttkommentar. Møtet heves av møteleder når sakslisten er gjennomført. 



Etterarbeid


Dersom det ble vedtatt endringer i årsrapporten på generalforsamlingen, så må den gjøres om. Protokollen skal underskrives av de 2 som ble valgt innledningsvis på møtet. Protokollen og årsrapporten sendes ut til alle andelseiere, lærer og mentor. Deretter sender dere årsrapporten til Ungt Entreprenørskap.



10. Attest fra Ungt Entreprenørskap


Etter dere har sendt inn årsrapporten vil dere motta attester fra Ungt Entreprenørskap. Attestene blir sendt til læreren deres, som deler dem ut ved en passende anledning. Ta godt vare på attestene. De er viktige bilag til CV-en deres når dere skal søke jobb. En del arbeidsgivere anser det å ha drevet en ungdomsbedrift som en meget viktig erfaring og tillegger dette stor vekt.

Sist oppdatert: 30.05.12 14:24
Kilde ue

 

  Generalforsamling

Alle aksjeselskap må avholde generalforsamling
Alle aksjeselskap er (senest 6 mnd. etter regnskapsårets slutt) pliktig å avholde en årlig ordinær generalforsamling hvor årsberetningen, årsregnskapet og andre saker som faller inn under generalforsamlingen behandles (som f.eks valg av nytt styre og vedtektsendringer).

Det kan i tillegg når som helst innkalles til ekstraordinær generalforsamling, enten av styret, eller av aksjonærer som representerer minst 10% av aksjene i selskapet.

Generalforsamlingen er et selskaps øverste beslutningsmyndighet og eiernes beslutningsorgan.
Generalforsamlingen gir styret den utøvende fullmakt. Styret i bedriften er ansvarlig for driften i selskapet, men det er eierne, gjennom generalforsamlingen, som bestemmer hvem som skal sitte i styret og ivareta eiernes interesser.

Generalforsamlingen kan kun utøve sin makt gjennom formaliserte møter som er innkalt i henhold til de regler loven beskriver. I UB er det 2 uker1 De ulike eierne stemmer i henhold til det antall aksjer de besitter.

Når pressen av og til følger generalforsamlinger med argusøyne, er det gjerne i tilfeller hvor eierne i profilerte selskap har ulike syn på selskapets videre utvikling. Det er i disse tilfellene av vital interesse for de ulike eiergrupperingene å få "sine" representanter valgt inn i styret. Der harmonien blant eierne råder, kan generelforsamlingen i større grad oppleves mer som et lovpålagt ritual med papirarbeid.

Ordinær og ekstraordinær generalforsamling
Når vi snakker om møter i generalforsamlingen, tenker vi oftest på den ordinære generalforsamlingen som skal gjennomføres hvert år for samtlige AS og ASA. Generalforsamlingen kan imidlertid også innkalles ut over dette, for f.eks å behandle styreendringer eller kapitalutvidelser. Vi snakker da om ekstraordinære generalforsamlinger.

    •    Det kan innkalles til ekstraordinær generalforsamling når som helst når eierne må treffe beslutninger underveis i forretningsåret
    •    For selskap med under 20 aksjonærer kan noen beslutninger av eierne tas med forenklet saksbehandling, uten møte
Ordinær generalforsamling skal avholdes innen 6 måneder etter utgangen av regnskapsåret. Følgende saker skal behandles:

    •    Godkjennelse av årsregnskapet og årsberetningen, herunder utdeling av utbytte
    •    Andre saker som etter loven eller vedtektene hører under generalforsamlingen, eksempelvis eventuelle valg, fastsettelse av godtgjørelse til styret og godkjenning av revisors godtgjørelse. Legg merke til at styremedlemmene velges for 2 år om gangen.

Kilde: http://www.lederkilden.no/tema/selskapsdrift/formelle-prosesser/generalforsamlingen?gclid=CNHBksjTyKgCFca-zAodU1twpQ#intro-full